Cómo llevar el control de gastos de tu empresa

Llevar el control de gastos de tu negocio no es “apuntar tickets”: es saber en qué se va el dinero, por qué, si está dentro del presupuesto y qué decisiones tomar para proteger tu margen.

Por eso, y para ayudarte a conseguirlo, te vamos a contar cuáles son los gastos más habituales (fijos y variables), métodos prácticos para controlarlos, un paso a paso sencillo de cómo hacerlo, e ideas para optimizar el proceso con un ejemplo realista aplicado a una pyme.

Los principales gastos de una empresa: gastos fijos y gastos variables

Tus gastos fijos son los que se repiten con cierta regularidad y cambian poco mes a mes.

Por ejemplo:

• Alquiler del local/oficina o coworking.
  
  
• Nóminas y seguros sociales (si tienes equipo).
  
  
• Cuotas y suscripciones: software, telefonía, Internet, almacenamiento, licencias.
  
  
• Seguros (responsabilidad civil, multirriesgo, ciberseguridad, etc.).
  
  
• Gestoría/asesoría y servicios recurrentes.

Mientras que tus gastos variables dependen del volumen de tu actividad o de decisiones puntuales:

• Compras de mercancía o materia prima.
  
  
• Transporte y envíos, mensajería.
  
  
• Publicidad y marketing (campañas, comisiones, afiliación).
  
  
• Viajes y dietas, representación.
  
  
• Subcontratación (freelance, picos de trabajo).
  
  
• Comisiones bancarias y pasarelas de pago.
  
  
• Suministros con consumo variable (electricidad, combustible).

Y una forma útil de afinar es separar también entre gastos necesarios (imprescindibles para operar) y gastos discrecionales (mejorables o recortables sin parar la actividad).

Métodos de control de gastos que puedes usar para tu empresa

No hay un único método perfecto. Lo importante es que sea constante y te dé visibilidad.

Estos son los más usados:

• Presupuesto anual y control mensual: defines límites por categoría (alquiler, software, marketing…) y cada mes comparas lo gastado con lo previsto. Es especialmente útil en entornos de costes al alza y cambios normativos donde conviene planificar con más rigor.
  
  
• Hoja de cálculo (Excel/Google Sheets): es una opción simple para empezar, si tienes pocos movimientos. Funciona bien si eres disciplinado con el registro y la conciliación.
  
  
• Software de facturación/contabilidad: automatiza asientos, impuestos, reportes y clasificación. En este caso, conviene comprobar que tu sistema esté alineado con los requisitos del sistema Verifactu que está impulsando la AEAT.
  
  
• Apps de gestión de gastos: ideales si hay empleados, viajes o compras frecuentes. Facilitan la captura del justificante, la categorización y el circuito de aprobación.
  
  
• Tarjetas de empresa y reglas de gasto: separar lo personal de lo profesional reduce errores y acelera el cierre del mes.

Cómo llevar el control de los gastos de tu empresa paso a paso

1. Define categorías claras (y pocas)	Empieza con 8–12 categorías. Ejemplo: personal, alquiler, suministros, marketing, software, compras, logística, impuestos/tasas, viajes, financieros.
2. Establece un presupuesto mensual por categoría	Aunque sea aproximado. El objetivo es tener un "listón" para detectar desviaciones pronto.
3. Centraliza todos los justificantes	Crea un hábito: cada gasto debe tener factura o ticket y guardarse en un único sitio (carpeta en la nube por meses, o directamente en el software/app).
4. Registra el gasto con 4 datos mínimos	Fecha, proveedor, importe, categoría (y si lleva IVA/retención). Si lo automatizas, mucho mejor.
5. Conciliación bancaria semanal	Cruza los movimientos del banco con tus gastos registrados. Esto evita “agujeros” y te da control real y sin retraso.
6. Revisión mensual	Por ejemplo, si marketing se disparó un 30 %, tendrás que decidir: ¿recortas, reasignas desde otra partida o mantienes porque hay retorno?
7. Cierre trimestral con tu asesoría	Revisa impuestos, deducibilidad y ajusta el presupuesto del trimestre siguiente.

Aprende a optimizar el control de gastos de tu empresa

Cuando ya registras “bien”, el siguiente objetivo es controlar mejor con menos esfuerzo:

• Automatiza la captura: escaneo de tickets y lectura automática de datos (proveedor, importe, IVA).
  
  
• Reduce suscripciones fantasma: revisa trimestralmente herramientas sin uso.
  
  
• Negocia gastos fijos: seguros, telefonía, renting, comisiones… una renegociación anual suele tener impacto directo en el margen.
  
  
• Prepárate para requisitos de facturación y trazabilidad: procura estar bien informado de cualquier novedad, para tener un sistema ordenado que te evite prisas y retrabajo.

Ejemplo práctico

Para finalizar, vamos con un ejemplo práctico.

Imagina una agencia de marketing que llevan dos personas con estos gastos mensuales previstos:

• Alquiler/coworking: 350 euros.
  
  
• Software (diseño, CRM, email): 220 euros.
  
  
• Publicidad y herramientas de anuncios: 300 euros.
  
  
• Gestoría: 120 euros.
  
  
• Suministros y telefonía: 90 euros.
  
  
• Subcontratación (diseñador freelance): 250 euros.

Presupuesto total: 1.330 euros.

Durante el mes, registran estos gastos reales:

• Coworking: 350 euros.
  
  
• Software: 310 euros.
  
  
• Publicidad: 420 euros.
  
  
• Gestoría: 120 euros.
  
  
• Suministros/telefonía: 85 euros.
  
  
• Freelance: 250 euros.

Total real: 1.535 euros.

Acciones que realizan tras la revisión mensual:

1. Contratan un software más económico, sin perder eficiencia (ahorro de 90 euros/mes).
   
   
2. Mantienen la campaña publicitaria solo si el retorno compensa: revisan leads y margen y fijan un tope el mes siguiente (por ejemplo, 350 euros).
   
   
3. Ajustan el presupuesto del próximo mes a 1.375 euros con límites más realistas y reglas de aprobación para gastos de anuncios.

Así, dejan de “mirar el banco” con incertidumbre y pasan a decidir con los datos sobre la mesa.

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